Nella tutele previste dal GDPR, l'informativa è la comunicazione più importante rivolta all'interessato, cioè alla persona oggetto del trattamento dei propri dati personali e ha lo scopo di informarlo sulle finalità e le modalità che regolano l’uso dei dati acquisiti dal titolare del trattamento.
L’informativa è fondamentale perché il titolare del trattamento dei dati ha il dovere di assicurare la trasparenza e correttezza dei trattamenti effettuati e di essere in grado di comprovarlo in qualunque momento e deve farlo attraverso l’informativa.
L'informativa, ha anche lo scopo di permettere all'interessato di fornire un valido consenso, cioè l’autorizzazione, alla gestione dei propri dati. In questo caso l'informativa non è solo dovuta in base alla necessità di trasparenza e correttezza, ma è anche una condizione di legittimità del consenso.
Le informative, sono presenti ovunque nella quotidianità delle attività delle persone. Basti pensare che dovremmo incontrare una informativa sul trattamento dei dati personali ogni qual volta navighiamo su un sito web nei quali molto spesso, senza leggere e solo per far sparire l’avviso che ci appare quando apriamo una pagina, clicchiamo su “accetta” autorizzando qualcuno al trattamento dei nostri dati.
Il GDPR considera questo strumento come fondamentale infatti sono state stabilite regole ben precise per la sua redazione.
L’informativa deve essere scritta in maniera concisa, trasparente, semplice e chiara, cioè con un linguaggio di facile comprensione; non servirebbe a niente una informativa di cui il destinatario non capisce il contenuto.
Bisogna ricordarsi che l’informativa è dovuta ogni qual volta ci sia un trattamento dei dati personali, quindi tutte le volte che vengono raccolti, registrati o semplicemente trascritti dei dati personali. Però non dobbiamo pensare che basti avere un’informativa qualsiasi, questa deve anche essere redatta in modo adeguato, nella forma e nello scopo quindi è importante riservare una particolare attenzione alla lettura (ma anche alla redazione di queste).
Ci troviamo spesso di fronte ad informative fatte male, copiate, scritte in fretta e senza i riferimenti giusti, o addirittura non le troviamo.
Oltre ai cittadini, anche le aziende hanno un ruolo fondamentale nel tema delle informative. Sono infatti i soggetti che hanno l’obbligo di fornirle, ad esempio ai propri dipendenti, fornitori o clienti.
Sta quindi all’azienda preoccuparsi di redigere informative che rispettino le regole previste dal GDPR, magari anche avvalendosi di un consulente esperto. Si ricorda che è responsabilità delle aziende informare i soggetti con cui hanno contatti sul perché, come e per quanto tempo vengono trattati i loro dati.
Ma è anche responsabilità di chi è destinatario delle informative, leggere con attenzione quanto scritto in esse e essere consapevole della possibilità di contestare o di esercitare i diritti sui propri dati.
Vi presentiamo un caso pratico dei i siti web:
Se un sito web non permette alcuna registrazione degli utenti e non tratta dati degli utenti, non occorre l'informativa privacy, anche se occorre tenere presente che i siti web in genere acquisiscono comunque informazioni (anche dati personali) tramite i server sui quali sono ospitati.
Invece, l'informativa è sempre dovuta ogni qual volta vi sia una raccolta e trattamento dei dati (es. indirizzi IP, mail) degli utenti (es. compilazione moduli), per cui anche nel caso in cui il sito utilizzi cookie tramite i quali raccoglie dati degli utenti.
E’ altresì dovuta anche quando il consenso dell'interessato non è richiesto, oppure quando l'interessato è tenuto obbligatoriamente per legge a fornire i dati.
Se il sito permette la registrazione degli utenti, ma i dati vengono usati solo per fini del sito medesimo (es. mailing list) e non per l'invio di proposte commerciali ecc…, occorre solo l'informativa privacy (da linkare al modulo di registrazione per consentirne la consultazione), ma non occorre la raccolta del consenso.
Invece, se il sito permette la registrazione degli utenti e raccoglie dati anche a fini promozionali e pubblicitari, compreso la trasmissione a terzi, occorre l'informativa privacy e il consenso deve essere espresso con accettazione separata dell'informativa.
PROATTIVA offre ai propri clienti un aiuto anche in questo campo, aiutandoli nella redazione delle informative.
Per approfondimenti o qualsiasi informazione potete contattarci
PROATTIVA | L’eccellenza nella protezione dei dati e la sicurezza informatica
Tel: 0422 22813 – email:assistenza@proattiva.eu– www.proattiva.eu